Hierarchischer Aufbau
Das Finance-Prozessmodell liefert einen Anhaltspunkt für die Beschreibung, Analyse und Gestaltung von Finance-Prozessen. Das unter der Leitung des Horváth & Partners Arbeitskreises entwickelte Standardprozessmodell orientiert sich an einem hierarchischen Aufbau und betrachtet die Prozesse auf verschiedenen Ebenen (vgl. Abb. 2). Durch die systematische Abbildung in Prozesshierarchien wird Transparenz und Klarheit über Prozesse und Strukturen ebenso wie eine Grundlage für die Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten geschaffen.
Abb. 2: Übersicht der Prozessebenen[1]
Finance-Hauptprozesse
Ausgehend von dem initialen Geschäftsprozess "Finance", welches die erste Ebene des Modells darstellt, umfasst das Finance-Prozessmodell zehn Finance-Hauptprozesse. Diese zehn Hauptprozesse bilden die zweite Ebene (Abb. 3) des Modells. Innerhalb dieser zehn Prozesse stellen die acht Prozesse von der Debitorenbuchhaltung bis zum Treasury die Kernprozesse des Finance. Die zwei weiteren Prozesse der internen Kontrolle und Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme können als Unterstützungsprozesse des gesamten Finance-Bereiches gesehen werden und sind daher farblich von den anderen Hauptprozessen im Modell abgegrenzt.[2]
Dabei sei explizit angemerkt, dass die Einordnung der Finance-(Haupt-)Prozesse in der Praxis variieren kann. So ist davon auszugehen, dass bei größeren Unternehmen mit einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern, die Prozesse Steuern und Treasury analog zum Finance organisatorisch auf der Ebene der Geschäftsprozesse eingeordnet werden.
Abb. 3: Das Finance-Prozessmodell (Ebene 1 und 2)[3]
Die Debitorenbuchhaltung zielt auf die korrekte buchhalterische Erfassung, Fakturierung und ggf. Wertberichtigung der aus Lieferungen und Leistungen resultierenden Forderungen gegenüber einem Kunden ab. Sie beinhaltet die Verwaltung von Forderungen gegenüber Kunden.
Die Kreditorenbuchhaltung sorgt für die Erfassung und Prüfung der aus lieferantenbezogenen Geschäftsvorgängen entstehenden Rechnungen. Sie stellt nach korrekter Kontierung den fristgerechten Ausgleich von Verbindlichkeiten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sicher.
Der Prozess der Entgeltabrechnung und Reisekosten verfolgt mit der Mitarbeiterstammdatenpflege, der Reisekostenabrechnung und Erstellung von Zahlläufen, den Ausgleich von Verbindlichkeiten gegenüber eigenen Mitarbeitern.
Die Anlagenbuchhaltung beinhaltet die buchhalterische Erfassung und Dokumentation aller materiellen und immateriellen Anlagegüter eines Unternehmens. Sie soll Transparenz über die Vermögenswerte des Unternehmens sowie deren Entwicklung schaffen.
Die Hauptbuchhaltung verantwortet die Darlegung laufender Veränderungen der einzelnen Vermögens- und Kapitalposten für die externe Rechnungslegung. Sie hat zum Ziel, externe Abschlüsse zeitnah, fristgerecht sowie ordnungsgemäß zu erstellen.
Der Konsolidierungsprozess stellt die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Konzerns dar, mit dem Ziel eine höhere Transparenz für Investoren und andere Stakeholder aus Sicht des Gesetzgebers zu schaffen.
Der Hauptprozess Steuern umfasst die Ermittlung des steuerlichen Erfolges eines Unternehmens. Ziel ist es, unter Berücksichtigung der steuerlichen Compliance-Regelungen sowie der festgelegten, steueroptimierenden Strategien den steuerlichen Erfolg der Unternehmenstätigkeit zu ermitteln.
Das Treasury verantwortet die Beschaffung und Bereitstellung bzw. Anlage finanzieller Mittel. Sie hat zur Aufgabe, die Zahlungsfähigkeit und somit die Abwendung einer Insolvenz sicherzustellen.
Die interne Kontrolle beinhaltet die Dokumentation, Analyse und Gestaltung interner Kontrollmaßnahmen. Ziel der internen Kontrollen ist es, die Finanzberichterstattung qualitativ zu verbessern und wesentliche Falschdarstellungen zu vermeiden.
Der Prozess der Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente & Systeme dient der kontinuierlichen Verbesserung der Strukturen und Abläufe sowie der fortlaufenden Qualitätssicherung im Finance-Bereich. Neben der Einführung von Standards und Richtlinien beinhaltet dieser die Wissensübermittlung, Betreuung und Schulung von Mitarbeitern.
In Abschnitt 3.3 wird exemplarisch der Hauptprozess der Kreditorenbuchhaltung im Detail dargestellt und bis zur Ebene der Aktivitäten beschrieben.
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