Softwareexpertin zu ELENA: "Am Ende wird es eng"

09.02.2010 | Panorama

Das Meldeverfahren ELENA hat es in sich. Nadja Riedel, Programm-Managerin der Abrechnungssoftware "lohn+gehalt" aus dem Hause Lexware erklärt, welche technischen Probleme bestehen.

Haufe Online Redaktion: Das ehrgeizige Projekt ELENA funktioniert offensichtlich nicht richtig. Der Gesetzgeber verweist auf "vorübergehende technische Probleme". Woran hakt es aus Ihrer Sicht?

Nadja Riedel: Die praktische Umsetzung hat bereits mit einem sehr ambitionierten Zeitplan begonnen. Bei einem Projekt dieser Größenordnung sind eine Menge Abstimmungen mit verschiedenen Gremien nötig. Da können notwendige Entscheidungen nicht von heute auf morgen getroffen werden. Ergeben sich dann auf den letzten Metern noch unerwartete Schwierigkeiten, wird es eng.

Leidtragende sind vor allem die Personaler. Denn sie sitzen am Ende der Kette und sind auf eine möglichst qualitativ hochwertige Umsetzung in ihrer Software angewiesen, um mit wenig Arbeitsaufwand die gesetzlichen Vorschriften rechtzeitig erfüllen zu können.

ELENA ist aus Sicht der Gesetzgebung aber alles andere als ein Schnellschuss. Vorausgegangen waren mehrjährige Planungen und der finale Gesetzestext stand frühzeitig zur Verfügung.

Für den Gesetzestext mag das durchaus zutreffen. Wir als Softwarehersteller aber sind auf möglichst frühe und genaue Vorgaben des Gesetzgebers für die technische Umsetzung angewiesen. Je später notwendige Details festgelegt werden und je mehr Änderungen es zu späteren Zeitpunkten gibt, umso schwieriger ist es für uns, unseren Kunden eine termingerechte Umsetzung mit hoher Qualität zu liefern. Für gelungene Umsetzungen zum Jahreswechsel sollten den Softwareherstellern bereits im Sommer genauere Informationen vorliegen und ausreichend lange Testphasen eingeplant werden. Sie müssen sich aber folgende Situation vorstellen: Bei ELENA gab es erst im Dezember 2009 eine finale Version der Spezifikationen und selbst im Januar erfolgten noch Änderungen am Kernprüfprogramm.

Man sagt, die Kommunikationssoftware der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) mit dem Namen "Dakota" unterstütze das ELENA-Verfahren nicht. Ist dies auch ein Problem für die Software-Hersteller bei der Integration des ELENA-Verfahrens?

Wir sind einer von vielen Softwareherstellern, die ihre Meldungen mit "Dakota" an die Server der Einzugsstellen der Krankenkassen versenden. Für die zusätzlichen Meldepflichten durch ELENA muss natürlich auch die Übermittlungssoftware erweitert werden. Seit Januar ist es mit "Dakota" möglich, die ELENA-Meldungen an die zentrale Speicherstelle (ZSS) zu versenden, nicht jedoch die Antwortprotokolle vom ELENA-Server abzuholen.

Dafür gibt es einen neuen Kommunikationsweg, das "Extra"-Verfahren. Mit diesem ist es möglich, direkt mit dem ELENA-Server zu kommunizieren und dort automatisiert die Antwortprotokolle abzuholen.

Das "Extra"-Verfahren wird aber nicht vor März 2010 in einer neuen "Dakota" Version zur Verfügung stehen. Das heißt: Frühestens ab der Märzabrechnung wird für Entgeltabrechner, die eine "Dakota"-gestützte Abrechnungssoftware nutzen, auch ein automatisches Abholen der Protokolle möglich sein.

Es ist also noch nicht möglich, die Antwortprotokolle automatisiert vom ELENA-Server abzuholen. Wie sind Sie diesen Schwierigkeiten für die Januarabrechnung begegnet?

Um eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung für Januar 2010 einschließlich der ELENA–Meldungen zur Verfügung stellen zu können, nutzen wir noch das herkömmliche "Dakota"-Verfahren und senden die ELENA-Meldungen per E-Mail an die ZSS. Das bedeutet, die Anwender können der gesetzlichen Verpflichtung zur Abgabe der ELENA-Meldungen rechtzeitig nachkommen.

Die Antwortprotokolle können wir zwar erst in einem zweiten Schritt vom ELENA-Server abholen. Dies wird von den ELENA-Verantwortlichen aber ausdrücklich gebilligt. Sie räumen dem neuen, noch nicht überall funktionierenden Übertragungsverfahren gewissermaßen eine "Karenzzeit" ein.

Der Anwender muss hier nicht viel tun. Lexware „lohn+gehalt“ stellt alle benötigten ELENA-Daten automatisch zusammen, sodass diese auf Knopfdruck versandt werden können. Von dem verwendeten Versandweg und der künftigen Umstellung bemerkt er nichts.

Was die auszufüllenden Datenfelder betrifft, ist insbesondere der Datenbaustein "Beendigung des Arbeitsverhältnisses" in die Diskussion geraten. Der Gesetzgeber will hier nachbessern. Müssen wir dann mit neuen Schwierigkeiten rechnen ?

Von der Seite der Abrechnungssoftware sind hier keine Schwierigkeiten zu befürchten. Diesmal liegen die notwendigen Informationen bereits weitestgehend vor. Änderungen an bestehenden Feldern oder der Wegfall selbiger sind schnell umsetzbar, sofern sie rechtzeitig bekanntgegeben werden. Hier ist eher der Aufwand der Arbeitgeber für die Eingabe von Daten, die bisher nicht Inhalt von Entgeltabrechnungsprogrammen waren, problematisch.

Was würden Sie sich für künftige Gesetze mit Folgen für Entgeltabrechnungsprogramme wünschen?

In den letzten Jahren hat sich die Zusammenarbeit der Softwarehersteller mit dem Gesetzgeber und den ausführenden Stellen bereits deutlich verbessert. Wir wünschen uns hier aber eine noch engere Kooperation, die vor allem einen früheren Austausch mit den Fachleuten aus der Praxis – wie etwa unseren Lexware-Experten - möglich macht. So könnten schon im Vorfeld einige Kinderkrankheiten bei der Umsetzung vermieden werden. Und von weniger nachträglichen Änderungen würden alle Beteiligten profitieren.

Tipp der Redaktion:

Lesin Sie hierzu auch unserer Top-Thema "ELENA-Verfahren ab 1.1.2010: Praktische Hinweise für Steuerberater".

Haufe Online Redaktion