Die steuerliche Geltendmachung von Reisekosten soll durch die Änderungen deutlich vereinheitlicht und vereinfacht werden.
"Tätigkeitsstätte" statt "Arbeitsstätte", "erste" statt "regelmäßige"
Der Begriff "Arbeitsstätte" verschwindet und wird durch den Begriff "Tätigkeitsstätte" ersetzt. Statt der "regelmäßigen" zählt jetzt die "erste" Tätigkeitsstätte.
Die Folge: Nur noch die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte werden mit der Entfernungspauschale abgerechnet. Für alle weiteren beruflichen Fahrten kann man die tatsächlichen Kosten bzw. die pauschalen Kilometersätze absetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).
Die erste Tätigkeitsstätte bestimmt sich nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen und nach Absprachen mit bzw. Weisungen durch den Arbeitgeber (§ 9 Abs. 4 EStG).
Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer
typischerweise arbeitstäglich oder
je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
tätig werden soll.
Die erste Tätigkeitsstätte kann sich aber auch durch die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers ergeben. Von einer solchen dauerhaften Zuordnung ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an dieser Tätigkeitsstätte tätig werden soll.
Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Wird der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten eingesetzt, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Ansonsten ist erste Tätigkeitsstätte die, die der Wohnung des Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegt.
Bei Studium, Ausbildung und Weiterbildung, die in Vollzeit absolviert wird, ist die entsprechende Bildungseinrichtung steuerlich die erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zur Uni kann ein Student also mit der Entfernungspauschale absetzen.
Diese Regelung tritt ab 1.1.2014 in Kraft.
Verpflegungspauschalen: zwei statt drei
Wer beruflich auswärts unterwegs ist, kann je nachdem, wie lange er von zu Hause weg ist, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. Hier hat der Gesetzgeber die Mindestabwesenheitszeiten herabgesetzt. Dass es nur noch zwei statt drei Pauschalen gibt, vereinfacht die Berechnung zusätzlich.
Die entsprechende gesetzliche Regelung findet sich jetzt übrigens nicht mehr in § 4 EStG, sondern im neu eingefügten § 9 Abs. 4a EStG.
Das sind die neuen Verpflegungspauschalen bei Abwesenheit pro Kalendertag (§ 9 Abs. 4a EStG):
- Abwesenheit 24 Stunden: 24 Euro
- An- und Abreisetag bei mehrtägiger Abwesenheit mit Übernachtung: 12 Euro
- eintägige Abwesenheit, mehr als acht Stunden: 12 Euro
- Abwesenheit über Nacht, insgesamt mehr als acht Stunden, ohne Übernachtung: 12 Euro für den Tag, an dem der Arbeitnehmer überwiegend abwesend ist.
Beispiel 1:
Der Arbeitnehmer ist drei Tage beruflich unterwegs und übernachtet auswärts. Diese Verpflegungspauschalen kann er absetzen:
Anreisetag 12 Euro
Abreisetag 12 Euro
1 Tag mit 24 Stunden Abwesenheit: 24 Euro
Auf die konkrete Abwesenheitszeit am An- und Abreisetag kommt es nicht mehr an, sodass bei den meisten Arbeitnehmern mehr bzw. höhere Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden. Bisher gab es die Pauschale von 12 Euro erst ab einer Abwesenheit von mindestens14 Stunden.
Beispiel 2:
Der Arbeitnehmer fährt am ersten Tag 17 Uhr zu einem auswärtigen Einsatz. Dieser dauert elf Stunden, also bis zum nächsten Tag um 4 Uhr.
Der Arbeitnehmer kann für den ersten Tag der Abwesenheit 12 Euro geltend machen, da er an diesem Tag den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend war. Für den zweiten Tag kann er keine Verpflegungspauschale ansetzen.
Nach der bisherigen Regelung hätte der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Höhe von nur 6 Euro absetzen können.
Beispiel 3:
Der Arbeitnehmer ist an einem Tag von morgens 8 Uhr bis abends 17 Uhr beruflich unterwegs. Da er mehr als acht Stunden abwesend ist, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 Euro ansetzen.
Bisher betrug die Verpflegungspauschale in diesem Fall nur 6 Euro.
Die neuen Verpflegungspauschalen gelten ab 1.1.2014.
Übernachtungskosten
Muss der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen auswärts übernachten, sind die tatsächlichen Kosten abzugsfähig.
Das gilt auch für längerfristige berufliche Tätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte. Voraussetzung: Diese darf nicht erste Tätigkeitsstätte sein. Aber: Nach 48 Monaten werden die tatsächlichen Kosten nur noch bis zu 1.000 Euro anerkannt (entsprechend dem neuen Höchstbetrag bei der doppelten Haushaltsführung).
Dies gilt ab 1.1.2014.