Wie rechnen Gewinnermittler ihre Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und ihre Reisekosten ab? Mit dieser Frage beschäftigt sich ein neues BMF-Schreiben. Den Schwerpunkt legt das BMF auf den Begriff der Betriebsstätte und die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen.
Den Entwurf des Schreibens hatte das BMF bereits Anfang Juli 2014 veröffentlicht. Der jetzt vorliegende endgültige Text enthält im Vergleich dazu jedoch fast nur punktuelle Änderungen und Ergänzungen durch redaktionelle Anpassungen.
Erste Betriebsstätte und Dauerhaftigkeit: Die Definitionen
Die Randnummern 1 bis 4 des Schreibens widmen sich der ersten Betriebsstätte. Deren Definition ist auch bei Unternehmern wichtig für die Abgrenzung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (abzurechnen mit der Entfernungspauschale nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG) und Reisekosten.
Das BMF betont ausdrücklich, dass insbesondere wegen der gebotenen Gleichbehandlung von Arbeitnehmern und Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften der Begriff der Betriebsstätte im Reisekostenrecht vom Betriebsstättenbegriff des § 12 AO abweicht (Rz. 1).
Betriebsstätte ist bei den Gewinneinkünften die von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen (Rz. 1). Diesen Begriff erläutert das BMF anhand von zahlreichen Beispielen. Diese sind im Vergleich zum Entwurfsschreiben nahezu unverändert und lediglich um Klarstellungen ergänzt worden (z. B. dass es sich in den beschriebenen Fällen um unbefristete Auftragsverhältnisse handelt; darüber hinaus wird auf das BMF, Schreiben v. 24.10.2914 und das BFH, Urteil v. 29.4.2014, BStBl. II S. 777 Bezug genommen).
Anhand der Beispiele sollen Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nachvollziehen können, in welchen Fällen eine Betriebsstätte vorliegt – und wann der Unternehmer keine Betriebsstätte hat, z. B. bei ständig wechselnden Tätigkeitsstätten, die keine Betriebsstätten sind, bei nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen (z. B. Flugzeug, Fahrzeug, Schiff) oder bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (Rz. 6-7).
Das BMF betont darüber hinaus, dass eine Bildungseinrichtung, die vom Steuerpflichtigen aus betrieblichem Anlass zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, als Betriebsstätte gilt (Rz. 4). Ein häusliches Arbeitszimmer ist dagegen keine Betriebsstätte (Rz. 3).
Neu ist in dem endgültigen Schreiben die Definition der Dauerhaftigkeit, die insbesondere vom DStV gefordert worden war. Dauerhaftigkeit liegt vor, wenn die steuerlich erhebliche Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für eine Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten oder für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll (Rz. 2). Diese Definition und die Regelung hinsichtlich der Prognose-Betrachtung, der Verlängerung von Auftragsverhältnissen und dem vorzeitigen und ungeplanten Ende des Auftragsverhältnisses entsprechen den Grundsätzen, die bei Arbeitnehmern gelten (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG).
Verpflegungsmehraufwendungen
Bei der Gewinnermittlung sind die lohnsteuerlichen Regelungen zu den Reisekosten entsprechend anzuwenden. In den Randnummern 8 ff. finden sich neben dieser allgemeinen Feststellung nur Ausführungen zu den Verpflegungsmehraufwendungen während einer auswärtigen Tätigkeit.
Wie den Arbeitnehmern stehen auch den Gewinnermittlern nur die Verpflegungspauschalen nach §§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5, 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG zu; ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nicht zulässig (Rz. 10).
Wird auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen, wird dieser gekürzt (bei Frühstück um 20 %, bei Mittag- und Abendessen um 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale, die bei Abwesenheit von 24 Stunden am Unterkunftsort gilt). Das gilt auch, wenn auf der Rechnung neben der Unterkunft ein Sammelposten für Nebenleistungen einschließlich Verpflegung ausgewiesen wird; dieser Punkt ist im Vergleich zum Entwurf ergänzt worden (Rz. 11).
Anders als bei Arbeitnehmern wird jedoch die Verpflegungspauschale nicht nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG gekürzt, wenn von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden oder wenn der Steuerpflichtige anlässlich einer betrieblich veranlassten Reise Bewirtungsaufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG trägt (Rz. 12). Das macht Sinn, denn der Unternehmer trägt die Kosten der Reise; selbst wenn er dabei Mahlzeiten gestellt bekommen, ist er finanziell belastet.
Doppelte Haushaltsführung
Zu diesem Punkt äußert sich das BMF nur kurz, denn auch hier gilt: Die für den Werbungskostenabzug bei Arbeitnehmern geltenden Regelungen zu den Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung sind dem Grunde und der Höhe nach entsprechend anzuwenden.
Inkrafttreten
Das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 ist mit Wirkung ab 1.1.2014 anzuwenden.
Das kann für Unternehmer bürokratischen Mehraufwand bedeuten, wenn die bisherigen Aufzeichnungen der betrieblichen Fahrten nicht den Regelungen dieses Schreibens entsprechen und nachträglich korrigiert werden müssen.
Fazit
Mit diesem Schreiben ist klar: Das BMF will für Arbeitnehmer und Unternehmer nahezu die gleichen Regeln und Grundsätze in Sachen Reisekostenrecht gelten lassen – was konsequent und zu begrüßen ist.
BMF, Schreiben v. 23.12.2014, IV C 6 - S 2145/10/10005 :001