Lexikonbeitrag aus Deutsches Anwalt Office Premium

Belegprüfung durch Beirat

Belegprüfung durch Beirat

Die Belegprüfung (Rechnungsprüfung) des Verwaltungsbeirats wird in der Praxis von den Beiratsmitgliedern selbst wie auch von Verwaltern und Eigentümern als eine der wichtigsten Aufgaben des Beirats angesehen. Das WEG enthält in § 29 Abs. 3 die Bestimmung, dass Wirtschaftsplan und Abrechnung vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung vom Verwaltungsbeirat geprüft werden sollen. Nähere Bestimmungen über den Umfang der Prüfung ergeben sich aus dem Gesetz jedoch nicht. Die Prüfung richtet sich daher nach allgemeinen Prüfungsgrundsätzen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit. Für die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft spielen hierbei die zutreffende Zuordnung der Ausgaben auf Kostenkonten (s. "Buchhaltung") und die Anwendung der richtigen Kostenverteilungsschlüssel (s. "Jahresabrechnung") eine besondere Rolle.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetzliche Regelungen finden sich in § 29 WEG.

1 Prüfungsumfang

Der Umfang der Belegprüfung wird vom Verwaltungsbeirat bzw. den aus dem Beirat oder zusätzlich zum Beirat bestimmten Rechnungsprüfern selbst festgelegt. In Ermangelung gesetzlicher oder durch die Rechtsprechung herausgebildeter Vorschriften kann es sich sowohl um eine stichprobenartige als auch eine vollständige Rechnungsprüfung handeln. In jedem Fall sollte der Verwalter sämtliche für die Abrechnung relevanten Belege, Kontoauszüge und ergänzende Buchhaltungsunterlagen wie Hilfstabellen, Kontenabstimmung/Vermögensstatus (s. "Jahresabrechnung"), Mahn- bzw. Rückstandslisten, ggf. auch Wartungsverträge und die abgerechneten Instandsetzungskosten zugrunde liegenden Angebote/Ausschreibungsunterlagen zur Prüfung bereitstellen.

Hinweis

Vorlieben Rechnung tragen

Bekannten Präferenzen einzelner Prüfer sowie der Kompetenz des prüfenden Beirats sollte dabei Rechnung getragen werden. Sind für erfahrene und sachkundige Rechnungsprüfer u. U. lediglich komplexe Sachverhalte durch eine Hilfstabelle zu verdeutlichen (Beispiel Hausmeisterkosten: Nettolohnzahlungen/Lohnsteuer/Sozialversicherungsbeiträge), kann es sinnvoll sein, für unerfahrenere und mit dem System der doppelten Buchführung nicht vertraute Beiräte eine vollständige Darstellung der Bewirtschaftungskosten in Staffelform (Tabellenkalkulation) aufzubereiten. Eine solche "Beiratsabrechnung" bietet insbesondere bei größeren Wohnanlagen den Vorteil, dass sich Instandsetzungsmaßnahmen übersichtlich nach Gewerken/Firmen geordnet darstellen lassen, was die Prüfungstätigkeit erheblich erleichtern kann.

Zum Mindestumfang der Belegprüfung gehört in jedem Fall ein Abgleich der Bankkontostände mit den entsprechenden Salden in der Buchhaltung und eine Schlüssigkeitsprüfung der rechnerischen Richtigkeit der Gesamtabrechnung anhand eines Vermögensstatus oder des Abgleichs der Entwicklung des Bankkontos mit den Gesamteinnahmen und -ausgaben.

2 Prüfungsdauer/-ort

Die Dauer der Prüfung wird ebenfalls vom Verwaltungsbeirat/Rechnungsprüfer bestimmt. Sie stößt lediglich an ihre Grenzen gem. § 242 BGB, wenn die Dauer der Prüfung in Schikane ausartet. Die Dauer der Rechnungsprüfung ist dabei in den zeitlichen Rahmen Fertigstellung der Jahresabrechnung, Rechnungsprüfung, Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung, beabsichtigter Versammlungstermin einzubetten.

Die Frage, ob die Prüfung in den Büroräumen des Verwalters stattfinden soll oder ob den Rechnungsprüfern die Unterlagen zur Prüfung zugestellt werden sollen, ist im Einzelfall nach den Präferenzen der Prüfer und deren Kompetenz zu entscheiden. Erfahrene Prüfer, die zur Durchführung einer Vollprüfung tendieren, bevorzugen es i. Allg., wenn ihnen die Unterlagen überbracht werden, damit die Prüfung ohne übermäßigen Zeitdruck erfolgen kann. In diesem Fall sollte lediglich eine Abschlussbesprechung in den Büroräumen der Verwaltung stattfinden, in der Einzelfragen besprochen und Unstimmigkeiten geklärt werden können. Bei unerfahrenen Prüfern empfiehlt es sich, die Prüfung in den Büroräumen des Verwalters durchzuführen, damit permanent ein Ansprechpartner zur Verfügung steht und die Prüfer sich nicht aus Unkenntnis in ihnen unklare Sachverhalte verrennen, was zu Verstimmungen führen kann.

3 Prüfbericht

Die Ausfertigung eines schriftlichen Prüfberichts ist nicht zwingend vorgeschrieben, lediglich die Stellungnahme des Beirats vor Genehmigung der Abrechnung. Die Vorformulierung eines Prüfberichts durch den Verwalter sollte sich auf objektive Tatbestandsmerkmale beschränken.

Praxis-Tipp

Einladung zu Eigentümerversammlung sollte Prüfbericht beiliegen

Mit der Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung sollte nicht nur die vollständige Jahresabrechnung (Gesamt- und Einzelabrechnung, Rücklagenentwicklung, Vermögensstatus/Kontenabstimmung) an alle Eigentümer versandt werden, sondern auch der Prüfbericht des Verwaltungsbeirats, sofern schriftlich verfasst. In jedem Fall sollte auf die durchgeführte – hoffentlich beanstandungsfreie – Rechnungsprüfung hingewiesen werden.

4 Tagesordnungspunkte

Praxis-Beispiel

Die Formulierung des...

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