Ob im Unternehmen oder bei externen Veranstaltungen: Meetings und andere Zusammenkünfte gehören oft nicht zu den produktivsten Terminen. Doch es geht auch anders. Was Meeting-Veranstalter in puncto Meetingkultur von Start-ups lernen können, hat eine Umfrage unter Start-up-Gründern und -Teams gezeigt.
Diese Umfrage haben Mitarbeiter des Berliner Unternehmens Spacebase durchgeführt – das selbst ein Start-up ist.
Demnach verbringen Mitarbeiter bei "Standard-Arbeitgebern" – aus Sicht der Autoren Unternehmen, die keine Start-ups sind – 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings. Eine Umfrage des Personalberaters Rochus Mummert mit 1.000 Teilnehmern war kürzlich zu einem ähnlichen Ergebnis gekommen: Jedes dritte Meeting verläuft demzufolge unproduktiv, nur jeder fünfte Arbeitnehmer ist mit der Meetingkultur seines Arbeitgebers wirklich zufrieden.
Die von Spacebase befragten Startup-Teams verbringen hingegen eigenen Angaben zufolge nur zwischen einer und zehn Stunden pro Monat mit unnützen Besprechungen.
Die Meeting-Geheimnisse von Start-ups
Wie machen die das? Spacebase hat die Befragungsteilnehmer aus deutschen und internationalen Start-ups zu ihren Produktivitätsgeheimnissen befragt und daraus sieben goldene Meetingregeln abgeleitet, die wir in gekürzter Form vorstellen.
Regel 1: Kein Aufgänger, kein Meeting – klare Agenda und eindeutige Ziele definieren
Die Grundlage für effiziente Meetings wird in Start-ups bereits geschaffen, bevor die Mitarbeiter zusammentreffen. Spacebase teilt etwa per Online-Tools die Agenda schon vor dem Meeting mit allen Team-Mitgliedern. Neben den Themen müssen dabei vor allem auch die Ziele festgelegt werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Die Devise lautet: Kein Aufhänger, kein Meeting.
Regel 2: Café oder Park statt Konferenzraum-Muff – ein Tapetenwechsel hilft
Neben dem richtigen Fokus spielt für mehr als die Hälfte der befragten Start-ups auch die Meeting-Umgebung eine entscheidende Rolle. Anstelle von kahlen Konferenz- und Meetingräumen nutzen Startups häufig neue Orte und Locations. "Sollen Meetings kreativ sein, halten wir sie immer außerhalb des Büros ab. Zum Beispiel in Cafés oder Parks", bestätigt Paul Roiter, Co-Founder der Ticketing-App Dingo. Jeppe Alexander Meier, Co-Founder des dänischen Fashion-Startups Forét, ergänzt: "Wir sind gern unter Leuten und an kreativen Spots oder in lebhaften Cafés."
Regel 3: Jede Idee zählt – alle Mitarbeiter ins Meeting einbinden
"Jeder kann seine Ideen einbringen und sogar Praktikanten haben wegen dieses Ansatzes schon große Veränderungen im Unternehmen bewirkt", sagt Daphne Tsaoussis, Global PR & Communications Manager des Start-ups Foodpanda, zum Thema Team-Einbindung und Meeting-Hierarchie. "Wir schaffen eine Plattform, auf der jeder seine eigene Persönlichkeit und Erfahrung einbringt und wir alle gemeinsam wachsen". Lars Trunin, Gründer und CEO des estnischen Verlags Raudwara Publishing House ergänzt: "Ich schreibe die Agenda mit den wichtigsten Fragen und dann halte ich die Klappe."
Regel 4: Die perfekte Meeting-Länge – knallharte Zeitvorgaben machen
Damit Diskussionen nicht ausarten oder Mitarbeiter erschöpft abschweifen, empfiehlt es sich, Meetings immer in festen Zeitfenstern durchzuführen. Gibt es einmal mehr zu besprechen, sollten im Voraus einzelne Meeting-Blöcke definiert und durch regelmäßige Pausen unterbrochen werden, damit die Kreativität auch nach längerer Zeit noch ungehindert fließen kann.
Regel 5: Raus aus dem Bürostuhl – neue Meeting-Formen ausprobieren
Neben neuen Orten für die Business-Treffen können auch neue Meeting-Formen wie Standing oder Walking Meetings einen Kreativitätsschub bewirken: "Morgens gehen wir für eine Stunde alle zusammen spazieren. Wir teilen uns in kleinere Gruppen auf und diskutieren während des Laufens durch einen ruhigen Teil der Stadt oder durch einen Park", sagt Ian Cumming, Global Founder beim US-Startup Travel Massive. Darüber hinaus lohnt es auch, über den Tellerrand zu schauen. So können zum Beispiel Praktiken wie Sprint-Meetings, die vor allem in dem agilen Projektmanagement-Rahmenwerk Scrum genutzt werden, Unternehmen helfen, sich effizient zu strukturieren.
Regel 6: Entscheidungen direkt treffen – Meetings zielführend gestalten
Nur, wenn es konkrete Probleme oder Fragestellungen gibt, lohnt sich die Zusammenkunft. Im Meeting sollte auch die konkrete Entscheidungsfindung forciert werden. Die dort beschlossenen Punkte sollten dabei direkt festgehalten und im Anschluss umgesetzt werden. Hierfür müssen natürlich auch die Zuständigen bereits im Gespräch identifiziert werden.
Regel 7: Nicht alle müssen mit – Meeting-Teilnehmer genau auswählen
Anstatt in festen Gruppen in eine Meetingroutine zu verfallen, sollte vor jedem Treffen evaluiert werden, wer wirklich anwesend sein muss. Natürlich macht es auch Sinn, im großen Team zusammenzukommen. Hier können je nach Unternehmen unterschiedliche Meetingformen etabliert werden, wie Matilda Lucy, Junior Content Manager beim Antik-Möbelshop Pamono, zeigt: "Unsere Meetings sind zwischen einzelnen täglichen Team-Meetings und einem großen Team-Meeting aufgeteilt, das nur einmal die Woche stattfindet."
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