Petra Nagel
02.03.10, 15:47 Uhr
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Hallo an die Lohn- und Gehalts- bzw. Reisekosten-Experten,
ich lese seit Tagen in diversen Beiträgen zum Thema, so richtig schlau werde ich aber nicht, daher erhoffe ich mir Hilfe von Ihnen. Es geht um den Abzug der Sachbezugswerte von Mahlzeiten(bzw. deren Versteuerung) auf Dienstreisen und Seminaren. Am besten erkläre ich das mal anhand eines Beispiels:
Mitarbeiter A und B besuchen ein zweitägiges Seminar und erhalten dort im Rahmen der Tagungspauschale freie Mahlzeiten. Mitarbeiter A erstellt am Ende des Seminars eine Reisekostenabrechnung, in der er u. a. auch Tagegelder (Verpflegungspauschalen) geltend macht. Von diesen Verpflegungspauschalen werden die jeweiligen amtlichen Sachbezugswerte für die Mahlzeiten abgezogen, so dass er einen reduzierten Betrag erhält. Mitarbeiter A hat also kostenlos gegessen und darüber hinaus noch einen Betrag zusätzlich erhalten.
Mitarbeiter B sieht das nicht so eng. Er denkt, dass es völlig ausreichend ist, dass die Firma ihm die Mahlzeiten bezahlt. Darüber hinaus noch weiteres Geld zu verlangen, findet er absurd. Doch da kommt die Personalabteilung und haut ihm die Sachbezugswerte auf die Gehaltsabrechnung als fiktiven Lohn und versteuert diesen, faselt etwas von „geldwertem Vorteil“, und B versteht die Welt nicht mehr. Wieso soll er jetzt noch etwas versteuern, also draufzahlen, obwohl A sogar noch einen Gewinn hatte?
Soweit das Beispiel. Tatsächlich ist es bei uns so, dass viele Mitarbeiter die Tagessätze geltend machen und diese auch erhalten, dies ist in unserer Richtlinie zum Thema auch ausdrücklich gewünscht. Die Versteuerung von Sachbezugswerten ist ein nicht unerheblicher Aufwand, es ist z. T. einfacher, die Sätze auszuzahlen und die Sachbezugswerte abzuziehen. – Nun aber die anderen Mitarbeiter, die grundsätzlich nicht nur an die Firma denken, sondern auch an ihren eigenen Aufwand: die Reisekostenabrechnung. Weil das lästig ist, wird die einfach nicht erstellt. Und der Personalabteilung fällt es nicht unbedingt auf, dass B keine macht. Wenn es auffällt, wird B gebeten, eine zu machen. Das läuft manchmal sogar auf eine Weigerung hinaus.
Einer unserer Abteilungsleiter z. B. rechnet Tagegelder grundsätzlich nicht ab, wenn er freie Mahlzeiten bei Seminaren und Dienstreisen hat. Darüber hinaus zahlt er Hotelzimmer auch öfter mal mit der (Firmen-)Kreditkarte bzw. lässt die Rechnung an die Firma senden. Die Firma hat keine Möglichkeit, das gewährte Frühstück bei ihm abzurechnen, weil er kein Tagegeld bekommt. Die Hotelrechnung wird bezahlt, und das Frühstück wird vergessen, dabei müsste es versteuert werden, meiner Meinung nach übers Gehalt (fiktiver Lohn). Der Mitarbeiter sagt jedoch (und ich kann es sogar verstehen): "Ich verzichte auf das Tagegeld, das mir eigentlich zusteht und soll dafür noch bestraft werden. Meiner Meinung nach wird das Frühstück durch den Verzicht auf Tagegeld nicht nur mit 4,80 oder 1,57 gekürzt, sondern mit der gesamten Verpflegungspauschale." So kann ich das aber dem Finanzamt nicht verkaufen. Hier bleibt uns nur die Pauschalversteuerung.
Meine Frage an Sie: wie machen Sie das? Wir verfahren grundsätzlich wie beim Mitarbeiter A, aber wissen ehrlich gesagt nicht, was wir mit Mitarbeiter B machen müssen bzw. dem Abteilungsleiter, der sich noch nicht mal das Frühstück abziehen läßt, weil er ja "auf Tagegelder verzichtet".
Meine Vorgängerin im Unternehmen hat alle Mahlzeiten und sogar die abendlichen Getränke an der Bar grundsätzlich per Rechnung bezahlt, die Folge war eine saftige Steuernachzahlung. Bis vor einem Jahr haben wir die Sachbezugswerte pauschal versteuert, wenn uns Rechnungen vorlagen. Oftmals aber liefen die Hotelrechnungen nicht über unseren Tisch, so denke ich, dass uns da einiges "durch die Lappen" gegangen ist. Seit einem Jahr haben wir eine Reise-Richtlinie, in der klar formuliert ist, dass Tagegelder abzurechnen sind, von denen die jeweiligen Sachbezugswerte abgezogen werden. Wir müssen also in diesem Fall nichts versteuern.
Für Schilderungen aus der Praxis wäre ich dankbar. Selbst im Reisekosten-Ratgeber von Stollfuß kann ich nur finden, dass die Sachbezugswerte versteuert werden müssen, Tagegelder steuerfrei sind bis zur Höhe der amtlichen Verpflegungspauschalen (aber das weiß ich ohnehin).
Viele Grüße,
Petra Nagel
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Bernd Hoven
08.03.10, 11:44 Uhr
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Hallo Frau Nagel,
sie schildern hier die Standardprobleme bei Reisekostenabrechnungen.
Den Arbeitnehmern sind die steuerlichen Sachverhalt schwer zu vermitteln, da diese nichts mit der "gefühlten" Gerechtigkeit zu tun haben.
Nun zum Fachlichen. Seit 1996 hat die Finanzverwaltung die Verpflegungspauschale von der Mahlzeitengewährung getrennt. Somit muss auch eine Mahlzeit besteuert werden, wenn der AN keine Verpflegungspauschale erhält oder abrechnet.
Die Verfahrensweise, dass eine Mahlzeit (Frühstück, Seminaressen) besteuert wird, wenn keine Reisekostenabrechnung erstellt wird ist somit richtig.
Auf Ihre Frage zur "üblichen" Vorgehensweise der Unternehmen, kann man diese Fragen nur sehr diffus beantworten. Die üblichste und richtige Vorgehensweise, ist immer die Mahlzeit abzurechnen und mit der Verpflegungspauschale zu verrechnen, da man hier nicht mehr die Entgeltabrechnung belästigen muss.
Eine andere Alternative ergibt sich durch das BMF-Schreiben vom 13.07.09. Danach ist es zulässig Mahlzeiten auf Reisen steuerfrei zu belassen, wenn diese die Verpflegungspauschale und die 44-EUR-Freigrenze nicht überschreiten. Dies hört sich im ersten Moment noch gut an. Der Haken ist, dass es sich um eine Sachbezug (mit AG-Veranlassung) handeln muss und nicht um eine reine Barerstattung und zweitens müssten sie trotzdem Aufzeichnungen führen, um die steuerfreiheit nachzuweisen.
Wie Sie merken, ist dies nicht so einfach und Ihre bisherige Lösung (trotz des Unverständnisses Ihrer AN) richtig.
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Hoven
Geschäftsführer
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Geschäftsführer Bernd Hoven
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Petra Nagel
10.03.10, 15:22 Uhr
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Hallo Herr Hoven,
vielen Dank für Ihre Antwort. Das BMF-Schreiben habe ich mittlerweile auch gefunden. Mein Chef meinte nun, dass wir bei einer arbeitgeberveranlaßten Mahlzeitengewährung, bei der der Mitarbeiter keine Pauschalen abrechnet, den reinen Sachbezug aufzeichnen und diesen dann auf der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen, also dem Mitarbeiter eine Mahlzeitengewährung zum Sachbezug bescheinigen.
Laut BMF-Schreiben ist diese Vorgehensweise in Ordnung, denke ich. Der Mitarbeiter könnte jetzt noch die Differenz zur Verpflegungspauschale bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Aufzeichnen müssen wir ja sowieso.
Viele Grüße,
Petra Nagel
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