Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) gehört die alte Lohnsteuerkarte aus Papier endgültig der Vergangenheit an. Vor diesem Hintergrund sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer einiges wissen.
Einjähriger Einführungszeitraum 2013
Das Jahr 2013 gilt als Einführungszeitraum. Die Arbeitgeber können selbst entscheiden, ab wann sie mit dem Abruf der ELStAM-Daten beginnen (seit 1.11.2012 möglich). Spätestens mit der Dezember-Lohnabrechnung 2013 muss der Umstieg auf das elektronische Verfahren erfolgen. Bis zum Umstieg des Arbeitgebers gilt die zuletzt ausgestellte Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung oder schriftliche Mitteilung des Finanzamts über die aktuellen Lohnsteuerabzugsdaten. Nach Information des Bundesministeriums für Finanzen soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die erstmalige Anwendung der ELStAM mitteilen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist es sinnvoll, eventuelle Änderungen der Daten (z. B. Steuerklassenwechsel) dem Arbeitgeber noch in Papierform mitzuteilen.
ELStAM – Was ist das eigentlich?
Die Abkürzung ELStAM steht für: Elektronische Lohnsteuer-Abzugsmerkmale. Es handelt sich um eine Datenbank, die beim Bundeszentralamt für Steuern verwaltet wird. In dieser Datenbank werden die Arbeitnehmerdaten, die bis zum Jahr 2010 auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesen waren, gespeichert und zum Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt. Dies sind z. B.
- Steuerklasse
- Anzahl Kinderfreibeträge
- Religionszugehörigkeit
- Freibeträge
Diese Daten benötigen Arbeitgeber auch weiterhin, um die Lohnsteuer in der korrekten Höhe einbehalten zu können. Ab 2013 werden diese aber nur noch übergangsweise und auf Antrag in Papierform vom Finanzamt bescheinigt – Ziel ist der rein elektronische Abruf der Daten durch den Arbeitgeber.
Woher kommen die Daten für die Datenbank?
Lohnsteuerrechtlich relevante Daten liefert die Stadt oder Gemeinde (z. B. Geburt eines Kindes, Religion, Heirat). Steuerliche Daten kommen vom Finanzamt (z. B. Freibeträge, Steuerklassenwechsel, Kinder über 18 Jahre in Ausbildung). Das Bundeszentralamt für Steuern bildet aus diesen Daten die ELStAM, die vom Arbeitgeber dann elektronisch abgerufen werden können.
Was braucht der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer für den Datenabruf?
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber nur einmalig die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Die ELStAM behalten grundsätzlich auch über das Kalenderjahr hinaus ihre Gültigkeit, bis sich etwas ändert.
Ausnahme: Lohnsteuerfreibeträge
Wurden für die Jahre vor 2013 Freibeträge beantragt, verlieren diese zum 1.1.2013 ihre Gültigkeit. Freibeträge sind also zwingend neu zu beantragen - mit Ausnahme des Freibetrags für Körperbehinderte.
Sperrung der ELStAM
Der Arbeitnehmer kann selber bestimmen, wer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen kann. Es gibt die Möglichkeit der Vollsperrung, der Teilsperrung und der Zugriffsbeschränkung über eine Positivliste. Kann aber ein Arbeitgeber wegen der Sperrung des Datenzugriffs die benötigten Daten nicht auslesen, muss der Arbeitslohn mit der ungünstigeren Steuerklasse VI versteuert werden.
(BDL-Steuertipp Nr. 05/2012)