Was vor dem Urlaub im Büro zu regeln ist

19.05.2010 | Arbeitsschutz

Im Kalender ist es seit langem dick angestrichen: In einer Woche geht es in den Urlaub. Zu dumm nur, dass sich auf dem Schreibtisch im Büro noch jede Menge Arbeit stapelt. Das kann einem die Freude auf den Urlaub ganz schön vermiesen. Es geht aber auch anders.

Entspannt in den Urlaub

Damit die letzten Tage vor dem Urlaub nicht in Stress ausarten, müssen Beschäftigte ihre Urlaubszeit im Büro gut organisieren. Ein typischer Fehler ist es, zu spät mit der Urlaubsvorbereitung anzufangen. „Wenn man das erst auf den letzten Drücker macht, ist der Stress natürlich umso größer“, warnt die Organisationsberaterin Siglinde Sonnenholzer aus München.

Erst Belastung – dann krank

„Wenn jemand am Freitag noch bis 23.00 Uhr im Büro sitzt und dann mit Vollstress in den Urlaub geht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er in der ersten Woche krank wird“, sagt Prof. Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit.

Die Arbeitsmedizinerin Ulrike Roth vom TÜV Rheinland in Darmstadt erklärt: „Das ist ein typisches Phänomen, wenn auf eine hohe Belastung eine Entlastung folgt. Das Immunsystem gibt dann zunächst alles, und danach lässt die Abwehrkraft nach.“ Roth rät daher, sich genug Zeit vor dem Urlaub freizuhalten. „Ich würde mir auf keinen Fall am letzten Tag den Terminkalender vollknallen.“ Wichtige Dinge müssen Mitarbeiter daher entweder vorher angehen oder an Kollegen übergeben.

Stellvertreter angeben

Zur Übergabe gehört auch, Urlaubsvertreter zu benennen. Ist jemand für unterschiedliche Bereiche zuständig, können auch mehrere Kollegen diese Rolle übernehmen. Das muss in jedem Fall vorher mit ihnen abgesprochen werden. Um den Kollegen die Arbeit zu erleichtern, sollten wichtige Kunden rechtzeitig über die eigene Abwesenheit informiert werden.

Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung

Als nächstes sollte sichergestellt werden, dass Post, E-Mails und Telefonanrufe weitergeleitet werden, damit nichts verloren geht. In ihrem E-Mail-Postfach richten Mitarbeiter zusätzlich am besten eine automatische Abwesenheitsnotiz ein. Sie sollte über die Dauer des Urlaubs und Vertreter in dieser Zeit informieren.

In Ausnahmefällen Notfallplan erstellen

Für Mitarbeiter mit etwas mehr Verantwortung kann es sich lohnen, einen Notfallplan anzulegen - eine „Was-ist-wenn“-Liste nennt Sonnenholzer das. Dadurch ist das Risiko geringer, dass einen die Kollegen im Urlaub aus dem Bett klingeln, wenn es ein Problem gibt.

„Reinen Tisch machen“

Entlastend ist es, vor dem Urlaub reinen Tisch im Büro zu machen und den Schreibtisch noch einmal aufzuräumen. „Aber nicht bloß die Sachen in den Schubladen verstecken!“, mahnt Sonnenholzer. In letzter Minute fangen Mitarbeiter zudem besser nicht an, ihren Arbeitsplatz komplett auszumisten. „Sonst wirft man nachher in der Eile etwas weg, was sich später doch als wichtig herausstellt.“

Urlaub ist Abstinenz von der Arbeit

Entdecken Mitarbeiter am letzten Tag noch etwas Unerledigtes, sollten sie die Arbeit nicht mit in den Urlaub nehmen. Denn das ist Gift für die Erholung. „Den Laptop in den Koffer zu packen und den Kollegen die Nummer im Urlaub hinzulegen, ist der worst case“, sagt Psychologe Dirk Windemuth. „Urlaub sollte Abstinenz von der Arbeit bedeuten.“ Wer sich nicht daran hält, tut weder sich noch seinem Chef einen Gefallen - denn niemand kann auf Dauer Leistung bringen, ohne zwischendurch einmal richtig aufzutanken.

Ein Anruf vom Chef im Urlaub ist Windemuth zufolge auch keine Auszeichnung dafür, wie wichtig man im Job ist: „Wer unverzichtbar ist, hat Managementfehler gemacht.“ So komisch es klingen mag - es sei ein gutes Zeichen, wenn die anderen hinterher sagen: „Wir haben Dich gar nicht vermisst.“

Weitere Arbeitsschutz-News des Tages

Tipp: Newsletter "Arbeitsschutz"

Aktuelle Informationen rund um das Thema Arbeitsschutz hier kostenfrei abonnieren.

zur Registrierung

dpa / Haufe Online-Redaktion