09.03.2010 | Steuern
Aufwendungen für Dienstreisen, die betrieblich veranlasst sind, können zu 100 % als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Ist ein Teil der Reise betrieblich und ein anderer privat veranlasst, dürfen die Reisekosten aufgeteilt werden.
Nach dem Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH, vom 21.9.2009, Az.: GrS 1/06) ist auch ein Abzug gemischter Aufwendungen möglich. Die jeweiligen Anteile sind sachgerecht zu schätzen, wobei das Verhältnis der Zeiten, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen, als Aufteilungsmaßstab zugrunde gelegt werden kann. Die Aufwendungen für den betrieblichen Anteil bucht der Unternehmer auf das Konto „Reisekosten Unternehmer“ 4670 (SKR 03) bzw. 6670 (SKR 04).
Buchungssatz
| Reisekosten Unternehmer |
| an Kasse/Bank |
Bei Erstattungen an den Arbeitnehmer sind die Aufwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie auf den betriebsfunktionalen Teil der Reise entfallen.
Praxisbeispiel: Urlaub im Anschluss an Geschäftsreise
Rudolf Huber unternimmt eine Geschäftsreise, um ein 4-tägiges Fachseminar in Österreich zu besuchen. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veranlasste Reise.
Die Reise dauert insgesamt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieblichen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt Huber die Kostenbestandteile ab, die sich leicht und eindeutig dem betrieblichen bzw. dem privaten Bereich zuordnen lassen. Die übrigen Aufwendungen der Reise teilt Huber im Verhältnis 4/9 zu 5/9 auf. Die Aufteilung der Kosten sieht wie folgt aus:
| Art der Aufwendungen | Kosten insgesamt | betrieblicher Anteil | privater Anteil |
| Seminar- und Tagungsgebühren (incl. 19 % Umsatzsteuer) | 2.975 EUR | 2.975 EUR | ---- |
| Flugkosten | 432 EUR | 192 EUR | 240 EUR |
| Kosten für Transfer (Taxi) | 90 EUR | 40 EUR | 50 EUR |
| Hotelunterbringung (Übernachtung) | 1.620 EUR | 720 EUR | 900 EUR |
|
Verpflegungspauschale Anreisetag 24 EUR + 3 x 36 EUR = |
132 EUR | 132 EUR | ---- |
| Summe der Kosten | 5.249 EUR | 4059 EUR | 1.190 EUR |
Die Aufwendungen für den Flug, das Hotel und die Seminar- und Tagungsgebühren hat Rudolf Huber von seinem betrieblichen Bankkonto bezahlt. Die Transferkosten (Taxi) hat er bar gezahlt und die tatsächlichen Verpflegungskosten entweder in bar oder mit seiner privaten EC- oder Kreditkarte.
Buchungsvorschlag
SKR 03
| 4673 | Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten | 192 | ||||
| 4676 | Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand | 720 | ||||
| 4945 | Fortbildungskosten | 2.500 | ||||
| 1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 475 | ||||
| 1800 | Privatentnahmen allgemein | 1.140 | an | 1200 | Bank | 5.027 |
| 4674 | Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand | 132 | ||||
| 4673 | Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten | 40 | an | 1890 | Privateinlagen | 172 |
SKR 04
| 6673 | Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten | 192 | ||||
| 6680 | Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand | 720 | ||||
| 6821 | Fortbildungskosten | 2.500 | ||||
| 1405 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 475 | ||||
| 2100 | Privatentnahmen allgemein | 1.140 | an | 1800 | Bank | 5.027 |
| 6674 | Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand | 132 | ||||
| 6673 | Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten | 40 | an | 2180 | Privateinlagen | 172 |
Hinweis
Hotel- und Transferkosten entstehen in Österreich, sodass keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Die österreichische Umsatzsteuer ist nicht als Vorsteuer abziehbar, sodass die Bruttobeträge als Aufwand gebucht werden. Ggf. kann die österreichische Umsatzsteuer im Erstattungsverfahren zurückgeholt werden.
Bei Flugreisen ins Ausland machen die Fluggesellschaften meist von der Steuerbefreiung des § 26 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gebrauch, sodass im Flugpreis keine Umsatzsteuer enthalten ist.
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Die Arbeitshilfe enthält neben diesem Beitrag weitere Erläuterungen zum BFH-Beschluss und zusätzliche Beispiele mit Buchsätzen |
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Richtig kontieren: betrieblich und privat veranlasste Reisekosten