Betriebsveranstaltung (Musteranschreiben an Mandant mit Fragenkatalog)

Kurzbeschreibung

Mit diesem Fragenkatalog werden alle Informationen abgefragt, die zu einer durchgeführten Betriebsveranstaltung aus steuerrechtlichen Gründen wichtig sind.

Fragenkatalog zu Betriebsveranstaltungen

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Sehr geehrte(r) Frau/Herr ......................................................................................................................................................,

seit vielen Jahren führen lohnsteuerrechtliche Probleme im Zusammenhang mit der Durchführung von betrieblichen Veranstaltungen immer wieder zu Streitigkeiten mit dem Finanzamt. Hintergrund: Sind die Aufwendungen anlässlich einer solchen Veranstaltung im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers angefallen oder handelt es sich um eine besondere Art der Entlohnung, sprich Arbeitslohn?

Überschreiten die auf einen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen für die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung den Freibetrag von derzeit 110 EUR, ist der übersteigende Betrag als Arbeitslohn zu behandeln. Durch ist gesetzliche Normierung in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG mit Wirkung ab dem 1.1.2015 ist es teilweise gegenüber den vorhergehen Rechtsprechungsgrundsätzen zu einer erheblichen Verschärfung der Rechtslage gekommen.

Wir wollen deshalb für Ihr Unternehmen prüfen, ob die steuerliche Behandlung der aktuellen Rechtslage entspricht und ob ggf. zukünftig geplante Veranstaltungen steuergestalterisch zur Optimierung angepasst werden müssen. Um einen möglichst genauen Überblick über mögliche Problemstellungen zu erlangen, haben wir den nachfolgenden Fragenkatalog erarbeitet.

Begriff der Betriebsveranstaltung

	ja	nein
Handelt es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene?	[x]	[x]
Wenn ja, hat die Veranstaltung gesellschaftlichen Charakter?	[x]	[x]
Wenn ja, steht sie allen Betriebsangehörigen offen?	[x]	[x]
Ist die Veranstaltung nur festen Angestellten (und nicht auch Aushilfskräften) vorbehalten?	[x]	[x]
Wenn ja, ist die Differenzierung in einer betriebsorganisatorischen Trennung der Arbeitsabläufe beider Arbeitnehmergruppen begründet?	[x]	[x]
Handelt es sich bei der Veranstaltung um ein Firmenjubiläum?	[x]	[x]
Ist Inhalt der Veranstaltung lediglich der Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung?	[x]	[x]
Hängt die Teilnahme an der betrieblichen Veranstaltung ab von
der Stellung des Arbeitnehmers (z.B. Führungskraft)?	[x]	[x]
der Gehaltsgruppe?	[x]	[x]
der Dauer der Betriebszugehörigkeit?	[x]	[x]
der Erbringung besonderer Leistungen für den Betrieb?	[x]	[x]

Anzahl und Dauer der Betriebsveranstaltungen

	ja	nein
Ist die Dauer einer Veranstaltung auf 2 oder mehrere Tage angelegt?	[x]	[x]
Sollen mehr als 2 getrennte Betriebsveranstaltungen pro Jahr stattfinden?	[x]	[x]
Wenn ja, nimmt dabei immer derselbe Personenkreis teil?	[x]	[x]
Beschränkt sich die Mehrfachteilnahme auf Betriebsratsmitglieder oder Mitglieder der Geschäftsleitung?	[x]	[x]
Finden zusätzlich zu den allgemeinen Betriebsveranstaltungen Veranstaltungen statt
für einzelne Betriebsabteilungen?	[x]	[x]
für Pensionäre?	[x]	[x]
für Jubilare?	[x]	[x]

Ermittlung der Aufwendungen pro Arbeitnehmer

	ja	nein
Sind folgende Kosten, die als Aufwendungen der Betriebsveranstaltung anzusehen sind, für die Durchführung erforderlich:
Vom Arbeitgeber übernommene Fahrt- und Übernachtungskosten (ersatzweise zweckgebundene Barzuwendungen)?	[x]	[x]
Musik, künstlerische Darbietungen, Eintrittskarte Übernachtungskosten (ersatzweise zweckgebundene Barzuwendungen)?	[x]	[x]
Kosten der Bewirtung (Speisen, Getränke, Süßwaren; Übernachtungskosten; ersatzweise zweckgebundene Barzuwendungen)?	[x]	[x]
Aufwendungen für den äußeren Rahmen (Saalmiete, Dekoration, Eventmanager)?	[x]	[x]
Kosten eines Unterhaltungsprogramms (Musikkapelle, Künstler, Bühne, Technik)?	[x]	[x]
Geschenke?	[x]	[x]
Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers?	[x]	[x]
Sollen hochwertige Geschenke, wie Goldmünzen o.ä. anlässlich einer Betriebsveranstaltung an alle Arbeitnehmer zugewendet werden?	[x]	[x]
Beteiligt sich der Arbeitgeber mit einem Barmittelzuschuss an den Kosten der Betriebsveranstaltung?	[x]	[x]
Wenn ja, erfolgt der Zuschuss an die Personalvertretung?	[x]	[x]
Oder wird den Arbeitnehmern direkt ein Zuschuss gewährt?	[x]	[x]
Nehmen Ehegatten, Freunde oder Gäste des Arbeitnehmers an der Veranstaltung teil?	[x]	[x]
Sind Kosten für einen Bustransfer/Shuttledienst entstanden?	[x]	[x]
Ist es denkbar, dass sich die Arbeitnehmer zur Vermeidung lohnsteuerrechtlicher Probleme im Vorhinein an den Veranstaltungskosten beteiligen würden?	[x]	[x]
Haben Sie festgehalten, wieviele Arbeitnehmer sich für die Betriebsveranstaltung angemeldet und wieviele Arbeitnehmer davon tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen haben?	[x]	[x]

Gemischte Veranstaltungen

	ja	nein
Für ein- oder mehrtägige betriebliche Veranstaltungen: Besteht eine betriebliche Veranstaltung nur zum Teil aus Elementen einer Betriebsveranstaltung? Beispiel: Kombination von Betriebsausflug (= Betriebsveranstaltung) mit betrieblicher Fortbildung (= sog. "Dienstgeschäft...