Die richtige Kassenführung ist eine Herausforderung. Besonders in Branchen mit vielen Bargeschäften. Fachleute diskutieren häufig darüber, ob die Kassenvorgänge täglich geführt werden müssen und wo die Grenzen sind, wenn das nicht getan wird.
Per Gesetz sollen zwar Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), dies ist aber für eine ordnungsmäßige Buchführung nicht zwingend erforderlich.
Kassen nicht täglich geführt: Wann dies zulässig ist
Insbesondere in folgenden Fällen ist es nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich erfasst wird:
- Fallen Kassengeschäfte nur nebenbei an und betragen diese einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz, können die Zeitabstände größer sein.
- Beruhen aber die Umsätze eines Unternehmens auf Bargeschäften, sind diese so zeitnah zu erfassen, dass nicht schon aufgrund des zeitlichen Abstands zwischen dem Anfall des Geschäfts und seiner Aufzeichnung Gefahr besteht, dass diese Umsätze nicht aufgezeichnet werden. Grundsätzlich sind Kassengeschäfte an demselben Geschäftstag zu buchen. Geschieht das gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag oder erfolgen die Aufzeichnungen bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr, ist das noch nicht schädlich (Dißars, in Schwarz, AO, § 146 AO, Rz. 12, Stand 3.6.2011.)
- Die grundsätzlich auch für Einzelhändler geltende Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet nicht, dass diese einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung. Diese muss sich aber auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lassen und nachweisbar sein, ggf. unter Zuhilfenahme des Warenwirtschaftssystems (BFH, Urt. v. 16.12.2014 – X R 47/13, Rz. 36, BFH/NV2015, 793)
Kassenaufzeichnungen auch bei Einnahmen-Überschussrechnung
Auch Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, können zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet sein.
Einkommensteuerlich besteht keine Verpflichtung - umsatzsteuerlich schon
In seinem Beschluss vom 16.2.2006 (X B 57/05 (NV), BFH/NV 2006, 940) stellte der BFH im Leitsatz fest, bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG bestehe keine Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs. Bei der Gewinnermittlung durch Bestandsvergleich komme es auf die Ermittlung der Kassenbestände an, die nur durch Führung eines Kassenbuchs möglich sei. Jedoch bei der Einnahmen-Überschussrechnung gebe es keine Bestandskonten und damit auch kein Kassenkonto, sodass die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs entfiele.
Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, seien aber zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet. Die sich aus § 22 UStG i.V. mit §§ 63 ff. UStDV ergebenden Pflichten seien zu beachten. Solche aus einem Steuergesetz sich ergebenden Aufzeichnungsverpflichtungen wirkten sich unmittelbar auch auf andere Steuergesetze und damit auch auf das EStG aus.
In dem entschiedenen Fall beruhten die Umsätze des Unternehmens nicht auf Bar- sondern auf Kreditgeschäften. Hier wurde es als den Anforderungen von § 22 UStG genügend angesehen, dass die Aufzeichnungen in der geordneten Ablage von Belegen bestanden (§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO). Diese Anforderungen wurden als erfüllt angesehen, wenn die Ausgangsrechnungen chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt und in handschriftliche Listen eingetragen wurden.
Ausschließlich Barumsätze – Einzelaufzeichnungspflicht bei Kassenbericht, Registrierkassen und PC-Kasse
Beruhen aber die Umsätze eines Unternehmens ausschließlich oder weit überwiegend auf Bargeschäften,
- können die Aufzeichnungen nicht durch eine geordnete Ablage von Ausgangsrechnungen ersetzt werden.
- Hier kommt es auf die Erfassung der Kasseneinnahmen insbesondere durch Kassenberichte, Registrierkassen und PC-Kassensysteme an.
Nach der Rechtsprechung des BFH folgt eine Einzelaufzeichnungspflicht aus § 22 UStG in Verbindung mit §§ 63 bis 68 UStDV. Nach § 63 Abs. 3 UStG sind die Entgelte für den einzelnen Umsatz aufzuzeichnen. Es reicht daher nicht aus, wenn Summen von Entgelten aufgezeichnet werden (BFH, Beschl. v. 16.02.2006 .- X B 57/05, (NV), BFH/NV 2006 940; Urt. v. 26.02.2004 – XI R 25/02, BStBl II 2004, 599.)
Besonderheit bei elektronischen Kassensystemen
Wird in einem Einzelhandelsgeschäft eine PC-Kasse geführt und werden die Namen der Kunden bei Bargeschäften nicht erfasst und beigestellt, ist das nicht zu beanstanden (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, Rz.37, BStBl I, 2014, 1450).
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