Alles aus einer Hand – zentral gesteuertes BI und Lean Reporting

Katharina Leißler, Leiter Corporate Controlling und Michael Schnöring, Leiter Corporate Business Intelligence & Data Warehouse der WIKA Alexander Wiegand SE & Co. KG, berichteten wie zentral gesteuerte Business Intelligence (BI) und Lean Reporting in ihrem Unternehmen verstanden und angewendet werden.

Neue Herausforderungen für das Controlling durch Globalisierung und Wachstum

Bereits im Jahr 2000 hat das Unternehmen begonnen, ein Data Warehouse (DWH) aufzubauen, um für zukünftiges Wachstum gewappnet zu sein und den Anforderungen der globalen Vernetzung seitens des Reportings gerecht zu werden. In den folgenden Jahren schloss sich die Implementierung eines ERP-Systems im Hauptwerk und den weltweiten Niederlassungen an. Zentraler Erfolgsfaktor für die Integration der Niederlassungen war und ist dabei die Verabschiedung und Durchsetzung einheitlicher Gruppen-Guidelines und Standards. Dazu zählen z. B.

• ein einheitlicher Konzernkontenplan,
• einheitliche Nummerncodes und Namenskonventionen im ERP-System sowie
• einheitliche Regeln für unterjährige Abgrenzungen, Bewertungen und Buchungen.

Im Rahmen der Definition eines verbindlichen Abschlusskalenders wurden zudem feste Deadlines und Arbeitsschritte für den Monatsabschluss eingeführt. Um darüber hinaus auch den internationalen Berichtsanforderungen Rechnung tragen zu können, erfolgen alle Buchungen parallel nach Umsatz- und Gesamtkostenverfahren. Auf Basis der geschaffenen Rahmenbedingungen konnten Strukturen und Prozesse innerhalb der Gesellschaften vereinheitlicht werden.

Neues Controlling-Leitbild unterstützt Business Partner

Die Einführung des Data Warehouses sowie des ERP-Systems bildeten den Grundstein, um das Wachstum des Unternehmens aus Controllingsicht begleiten zu können. Damit einher ging die Formulierung eines neuen Rollenbilds innerhalb des WIKA Controllings. Fungierte das Controlling früher lediglich als ein Informationsspezialist, also hauptsächlich als Datenlieferant, so stehen nun aufgrund der umfangreichen IT-Unterstützung mehr und mehr die Analyse der Entwicklungen und das Aufzeigen von Ursache-Wirkungszusammenhängen im Vordergrund (s. Abb. 1 in der Bilderserie). Verwendete ein WIKA-Controller im Jahr 2000 noch ca. 80 % seiner Zeit auf Aufgaben rund um die Beschaffung von Daten, so waren es 2014 weniger als 30 %. Damit bleibt dem Controller mehr Zeit, seine eigentliche Rolle als Business Partner wahrzunehmen. Ermöglicht wird dies wiederum durch klare Regeln und Strukturen innerhalb der Controller-Organisation und einem hohen Grad an Automatisierung.

Konkret bedeutet dies z. B., dass

• die Datenübermittlung zwischen Niederlassung und Zentrale mit Hilfe von BI-Tools automatisiert und in standardisierten Formaten erfolgt,
• das Standard-Reporting über webbasierte BI-Berichte zur Verfügung gestellt wird und
• Ad-hoc-Anfragen an das zentrale Controlling nur aus dem zentralen Data Warehouse und nicht aus Drittquellen bedient werden.

Um die Datenkonsistenz und -qualität sicherzustellen, hat WIKA zudem eine klare Governance eingeführt. So werden Stammdaten nur zentral angelegt und nur an einer Stelle verwaltet. Ebenfalls sind Kennzahlenbezeichnungen und -definitionen unternehmensweit einheitlich. Organisations- und Strukturänderungen erfolgen nur zu festgelegten Zeitpunkten und nach vorheriger Genehmigung und bieten damit die notwendige Stabilität für das Reporting. Trotz des hohen Standardisierungsgrads hat der Nutzer die Möglichkeit, eigene Detailanalysen vorzunehmen und dafür die Standardhierarchien und Drill-Down-Pfade zu verwenden.

Das DWH System von WIKA

Herzstück der Reporting-Architektur von WIKA ist das zentrale DWH, welches sich aus dem ERP und verschiedenen anderen Quellen speist. Darüber hinaus existiert noch ein Niederlassungs-Data Warehouse, welches detailliertere Analysen ermöglicht. Auf die zentrale Datenbasis, die täglich neubeladen wird, kann mittels verschiedenster Front End-Tools zugegriffen werden. Darunter bspw. arcplan und HALO für formatierte Berichte und Dashboards bzw. Excel und Access für dynamische Analysen.

Zusammenfassung

Im Laufe der Jahre wurde das Reporting der WIKA Alexander Wiegand SE & Co. KG optimiert und standardisiert. Die einheitliche Systemlandschaft sowie die konsistente Datenhaltung ermöglichen ein schnelles und konsistentes Reporting auf einem hohen Qualitätsniveau. Prozessual und organisatorisch wurde dies durch klare Regeln und Strukturen unterstützt. Die Effizienz des Reporting-Prozesses schafft dem Controlling zusätzliche Freiräume für Business Partnering.